Fünf Softwarelösungen für Unternehmen zur Erfüllung der E-Rechnungspflicht

Unternehmen in Deutschland müssen seit dem 1. Januar 2025 elektronische Rechnungen empfangen können. Für kleinere Unternehmen greift die Verpflichtung zur Ausstellung ab 2027 ebenfalls vollständig. Was zunächst nach zusätzlichem Verwaltungsaufwand aussieht, bietet zugleich Vorteile: Mit passenden digitalen Abläufen lassen sich dauerhaft Zeit sparen, Fehler verringern und die Voraussetzungen für weiteres Unternehmenswachstum schaffen.

Die E-Rechnungspflicht beschränkt sich nicht auf die Finanzbuchhaltung. Sie setzt ein abgestimmtes Zusammenspiel mehrerer digitaler Systeme voraus, damit Rechnungen ordnungsgemäß erstellt, sicher verschickt, revisionssicher aufbewahrt und ohne Unterbrechung weiterverarbeitet werden können. Die folgenden fünf Lösungen bilden dafür eine zentrale Basis.

1. Sage: Software für Buchhaltung und E-Rechnungen

Für Unternehmen, die die Vorgaben zur E-Rechnung erfüllen wollen, bietet Sage einen geeigneten Ausgangspunkt. Die Anwendung unterstützt die gesetzlich verlangten Formate ZUGFeRD und XRechnung, erlaubt den direkten Versand an Behörden sowie Geschäftspartner und unterstützt GoBD-konforme Abläufe in der Rechnungsverarbeitung.

Anstatt Rechnungen in einer Tabellenkalkulation manuell zu erstellen und anschließend als PDF zu verschicken, kann Sage diesen Ablauf automatisiert im strukturierten Datenformat übernehmen. Gleichzeitig werden die Buchhaltungsdaten aktualisiert, wodurch eine doppelte Erfassung entfällt. Unternehmen ohne professionelle Buchhaltungssoftware können den anstehenden Umstieg als Anlass für die Einführung nutzen.

Warum das wichtig ist: Sage schafft die Basis für rechtssichere E-Rechnungen nach deutschem Recht und reduziert den manuellen Aufwand an einer zentralen Stelle des Rechnungsprozesses.

2. Personio oder Haufe Akademie: Plattformen für Mitarbeiterschulungen

Eine technische Lösung allein reicht nicht aus. Die Einführung der E-Rechnung beeinflusst Prozesse in Buchhaltung, Einkauf und Vertrieb. Beschäftigte müssen wissen, welche Formate künftig relevant sind, wie die eingesetzte Software funktioniert, wie Eingangsrechnungen bearbeitet werden und welche Schritte bei Fehlern erforderlich sind.

Mit Plattformen wie Personio lassen sich interne Schulungen organisieren und dokumentieren. Die Haufe Akademie stellt spezialisierte Weiterbildungen zu rechtlichen und technischen Fragen rund um die E-Rechnungspflicht bereit. Gut vorbereitete Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter tragen wesentlich dazu bei, dass die Umstellung ohne Fehler und Verzögerungen gelingt.

Warum das wichtig ist: Selbst leistungsfähige Software kann ohne entsprechend geschulte Mitarbeiter nicht ihr volles Potenzial entfalten. Weiterbildung lohnt sich bei der Umsetzung neuer gesetzlicher Vorgaben.

3. DATEV-Schnittstelle oder Boomi: Plattformen für Integration und Middleware

In zahlreichen Unternehmen laufen mehrere Systeme gleichzeitig, etwa Warenwirtschaft, Buchhaltung, Kundenportal und möglicherweise ein ERP-System. Damit E-Rechnungen ohne manuelle Übertragung zwischen diesen Anwendungen ausgetauscht werden können, ist eine verlässliche Integrationsschicht notwendig.

Schnittstellenplattformen und Middleware-Lösungen leiten Rechnungsdaten automatisiert an die benötigten Systeme weiter – im richtigen Format und ohne Medienbrüche. Dadurch sinkt das Fehlerrisiko, Prozesse werden schneller und die Systemlandschaft kann auch nach der E-Rechnungsumstellung reibungslos zusammenarbeiten.

Warum das wichtig ist: Manuelle Datenübertragungen und Systemunterbrechungen gehören zu den häufigsten Fehlerquellen in der Rechnungsbearbeitung. Eine durchgängige Systemintegration ermöglicht einen effizienteren E-Rechnungsprozess.

4. DocuWare oder ELO: Dokumentenmanagementsysteme

Elektronische Rechnungen sind revisionssicher aufzubewahren. Das heißt, sie müssen unveränderbar im Originalformat gespeichert und jederzeit verfügbar sein. Dokumentenmanagementsysteme (DMS) wie DocuWare oder ELO ermöglichen diese Form der Archivierung und bestätigen die GoBD-Konformität durch entsprechende Zertifizierungen.

Gerade die Archivierung wird bei der E-Rechnungspflicht von vielen Unternehmen unterschätzt. Das bloße Speichern in einem Serverordner genügt den gesetzlichen Anforderungen nicht. Ein zertifiziertes DMS stellt sicher, dass sämtliche Belege bei einer Betriebsprüfung vollständig und in der geforderten Form vorgelegt werden können.

Warum das wichtig ist: Revisionssichere Archivierung ist gesetzlich vorgeschrieben und keine freiwillige Maßnahme. Ein zertifiziertes DMS kann Rückfragen und Beanstandungen durch das Finanzamt vermeiden.

5. DocuSign oder Validated ID: Lösungen für digitale Signaturen

Bei elektronischen Rechnungen müssen sowohl die Echtheit der Herkunft als auch die Unversehrtheit der Inhalte gewährleistet sein. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist eine Möglichkeit, diese Anforderungen abzusichern. Lösungen wie DocuSign oder Validated ID erlauben die rechtssichere digitale Unterzeichnung von Dokumenten, ohne Papierunterlagen oder ein persönliches Erscheinen.

Für B2B-Unternehmen ist die digitale Signatur im Zusammenhang mit der E-Rechnungspflicht besonders relevant, wenn die Authentizität von Rechnungen über die Signatur abgesichert werden soll und nicht ausschließlich über einen strukturierten Datenaustausch.

Warum das wichtig ist: Eine qualifizierte digitale Signatur bestätigt die rechtlich anerkannte Echtheit und Unversehrtheit elektronischer Dokumente und unterstützt einen vollständig digitalisierten Rechnungsablauf.

Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht

Ab welchem Zeitpunkt gilt die E-Rechnungspflicht für mein Unternehmen?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen sämtliche Unternehmen im B2B-Bereich elektronische Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen von E-Rechnungen bestehen Übergangsregelungen: Unternehmen mit einem Jahresumsatz von bis zu 800.000 Euro dürfen bis Ende 2026 weiterhin andere Formate nutzen. Ab 2028 gilt die vollständige Verpflichtung für alle Unternehmen. Dennoch empfiehlt es sich, die Umstellung nicht bis zum Ablauf der letzten Frist aufzuschieben, da technische Anpassungen Zeit benötigen.

Worin unterscheidet sich eine PDF-Rechnung von einer tatsächlichen E-Rechnung?

Eine Rechnung im PDF-Format ist eine digitale Abbildung einer Rechnung und wird nach neuem Recht als „sonstige Rechnung“ eingeordnet, nicht als E-Rechnung. Eine echte elektronische Rechnung enthält dagegen strukturierte, maschinenlesbare Daten in einem standardisierten Format wie ZUGFeRD oder XRechnung. Buchhaltungssysteme können diese Daten automatisch verarbeiten. Die Unterschiede sind sowohl rechtlich als auch technisch wesentlich.

Was umfasst die GoBD-Konformität, und weshalb spielt sie eine Rolle?

Die GoBD bezeichnen die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Sie bestimmen, wie digitale Belege gespeichert, archiviert und für Betriebsprüfungen bereitgestellt werden müssen. GoBD-konforme Software gewährleistet, dass elektronische Dokumente nicht nachträglich verändert werden können und jederzeit abrufbar bleiben.

Lässt sich die E-Rechnungspflicht erfüllen, ohne alle vorhandenen Systeme komplett auszutauschen?

Das ist in vielen Fällen möglich. Aktuelle Buchhaltungs- und ERP-Systeme können über Schnittstellen an bestehende Anwendungen angebunden werden, sodass ein vollständiger Austausch der Systemlandschaft nicht erforderlich ist. Entscheidend ist, dass die verwendete Software die vorgeschriebenen Formate unterstützt und eine GoBD-konforme Archivierung ermöglicht. Eine professionelle Beratung vor der Umstellung kann helfen, den passenden Weg für die jeweilige Systemlandschaft zu bestimmen.

Welche Folgen hat es, wenn ein Unternehmen die Vorgaben nicht rechtzeitig umsetzt?

Unternehmen, die elektronische Rechnungen nicht empfangen oder ausstellen können, müssen mit Verzögerungen in der Rechnungsstellung, Schwierigkeiten im Geschäftsverkehr mit Partnern und Behörden sowie möglichen steuerlichen Folgen rechnen. Eine frühzeitige Vorbereitung ist der verlässlichste Ansatz, um diese Risiken zu reduzieren.